Personvernerklæring

Personvernerklæring for Tertnes Idrettslag Allianse

Tertnes Idrettslag Allianse arbeider for å ivareta ditt personvern. Denne personvernerklæringen skal gi deg oversikt over hvordan vi behandler personopplysninger om våre medlemmer, deltakere ved cuper og arrangementer, trenere og lagledere, leietakere av vårt utleielokale, samarbeidspartnere, jobbsøkere, ansatte, styremedlemmer og andre engasjerte.
Personvernerklæringen gir informasjon om hvilke personopplysninger vi samler inn, hva de brukes til, og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysninger.
ANSVAR OG KONTAKTINFORMASJON

Styreleder i det enkelte idrettslag i Tertnes IL Allianse, er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i Tertnes IL, og har ansvaret for at all behandling av personopplysninger utføres i samsvar med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen.
Dersom du har spørsmål knyttet til innholdet i erklæringen, eller vår behandling av personopplysninger generelt, kan du rette en henvendelse til:
Tertnes Fotball Herrer ved Tor Martin Misund www.tertnes.no/Fotball/Toppmeny/Herrer/Kontakt/Kontaktinfo.html
Tertnes Fotball Damer ved Nora Marie Bore Tvedt
www.tertnes.no/Fotball/Toppmeny/Damer/Kontakt-oss.html
Tertnes Idrettsskole ved Anders Åsheim
www.tertnes.no/Idrettsskolen/Toppmeny/Styret.html
Tertnes Basket ved Anne Marie Fenstad
www.tertnes.no/Basket/Toppmeny/Styret.html
Tertnes Alpin ved Håvard Myklebust
www.tertnes.no/Alpin/Toppmeny/Om-oss/Kontaktliste.html
Tertnes Turn ved Sara Diesz
www.tertnes.no/Turn/Toppmeny/Styret.html
Tertnes Håndball ved Georg Solvåg
www.tertnes.no/Handball/Toppmeny/Styret-og-verv.html
Tertnes Håndball Elite ved Fred Solberg
www.tertneshandball.no/2014/05/05/organisasjon-2/
Tertnes Idrettslag Allianse ved Thomas Næss
www.tertnes.no/Tertnes-Allianse/Toppmeny/Styret.html

TERTNES IL ALLIANSE SIN BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER

En personopplysning er alle opplysninger eller vurderinger som direkte eller indirekte kan knyttes til deg som enkeltperson. Tertnes IL behandler personopplysninger om følgende personer;

Medlemmer
Når du registrerer deg som medlem hos oss lagrer vi informasjon om deg i vårt medlemsregistreringssystem. Informasjonen vi registrerer er navn, kjønn, fødselsdato, adresse, tlf nummer og mail. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å oppfylle en avtale, her medlemsavtale inngått med medlemmet, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1b).
Informasjonen som lagres i medlemsregistrene blir også lagret av Norges IdrettsForbund (NIF). I alle integrasjoner med NIF vil det være et sett med informasjon som NIF regner som sine stamdata. Litt forenklet dreier dette seg om informasjon som ikke er idrettsspesifikk og som vedlikeholdes i og eies av idrettens sentrale register. NIF er master for all informasjon som faller inn under denne kategorien, dvs. alle disse data skal opprettes, oppdateres og hentes fra NIF.
Videre benytter de ulike idrettslagene i Tertnes IL Allianse egne systemer til å registrere sine medlemmer. Fotballgruppen registrerer medlemmer i Fotballens Informasjons- og KommunikansjonsSystem (FIKS). Håndballgruppen registrerer medlemmer hos Norges Håndball Forbund (NHF). Turn registrerer sine medlemmer i Mysoft. For øvrig benyttes Weborg, KlubbAdmin og Spond til medlemsregistrering.
I tillegg vil trenere/lagledere innen alle idrettene registrere informasjon på egne lagslister. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er også her å oppfylle medlemsavtalen inngått med medlemmet, jf personvernforordningen artikkel 6 nr. 1b).

Deltakere på cuper og arrangementer
Ved påmelding til cuper og arrangementer via vår hjemmeside blir påmeldingsinformasjon lagret i Weborg. Informasjonen det blir spurt om er som oftest navn, kjønn, fødselsdato, adresse, tlf nummer, mail og i noen tilfeller størrelse i drakt. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å oppfylle en avtale, her deltakeravtale, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1b).
Informasjonen som lagres i weborg blir også lagret av Norges IdrettsForbund (NIF). I alle integrasjoner med NIF vil det være et sett med informasjon som NIF regner som sine stamdata. Litt forenklet dreier dette seg om informasjon som ikke er idrettsspesifikk og som vedlikeholdes i og eies av idrettens sentrale register. NIF er master for all informasjon som faller inn under denne kategorien, dvs. alle disse data skal opprettes, oppdateres og hentes fra NIF.

2.3 Trenere og lagledere
Informasjon om trenere og lagledere lagres i medlemsregistre. Informasjonen vi registrerer er navn, kjønn, fødselsdato, adresse, tlf nummer og mail. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å oppfylle en avtale, her arbeidsavtalen, jf personvernforordningen artikkel 6 nr. 1b).
I forbindelse med lønnsutbetaling vil informasjon om skatt og arbeidsgiveravgift, samt konto- og person-nummer bli behandlet i våre regnskapssystemer Uni Micro og Tripletex. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å oppfylle en rettslig forpliktelse, jf. Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1c) her skattebetalingsloven, A-meldingsloven.
Alle trenere er forpliktet til å fremvise gyldig politiattest til ansvarlig for politiattester https://www.tertnes.no/Tertnes-Allianse/Toppmeny/Politiattest.html
Ingen politiattester blir oppbevart av Tertnes IL, de skal kun være sett og registrert som godkjent. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å beskytte personer, jf. Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1d).
Alle trenere blir også registrert etter hvert som de har kvittert for gjennomgang av Tertnes IL sine etiske retningslinjer og beredskapsplaner.
Behandling av særlige kategorier av personopplysninger for å oppfylle arbeidsrettslige forpliktelser som påhviler arbeidsgiver gjennom lov eller tariffavtale, har rettslig grunnlag i artikkel 9 nr. 2 bokstav b).

2.4 Leietakere
Ved leie av vårt utleielokale ved Tertnesveien 24 blir det lagret informasjon om leietaker. Informasjonen som blir lagret er navn, adresse, tlf nummer, mail og informasjon om arrangementet. Denne informasjonen blir kun lagret i papirform. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å oppfylle leieavtalen inngått med leietaker, jf personvernforordningen artikkel 6 nr. 1b).
Ved tilbakebetaling av eventuelle depositum vil kontonummer bli behandlet i vårt regnskapssystem. Det rettslige grunnlaget for denne behandlingen er å oppfylle en avtale, her leieavtalen inngått med leietaker, jf personvernforordningen artikkel 6 nr. 1b).

2.5 Samarbeidspartnere
Tertnes IL behandler begrensede personopplysninger om samarbeidspartnere, som navn, adresse, tlf nummer og mail. Opplysningene er nødvendig for å administrere Tertnes IL sin virksomhet, herunder sende ut elektronisk innkalling til møter o.l.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å oppfylle en avtale, her en samarbeidsavtale jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b).

2.6 Jobbsøkere
Tertnes IL behandler personopplysninger om jobbsøkere i forbindelse med rekruttering til ledige stillinger. Personopplysningene behandles for å vurdere søkeren slik at vi kan ansette kvalifisert personell for stillingen. I denne forbindelse innhentes opplysninger i søknad, cv og eventuelt annen relevant dokumentasjon, herunder personalia, utdanning og arbeidserfaring, samt relevante opplysninger som fremkommer av intervjusamtale med søker. Vi vil også innhente opplysninger fra referanser som er oppgitt av søker.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b). Behandlingen er nødvendig for å forberede inngåelse av eventuell arbeidsavtale med søker. Dersom søknaden inneholder særlige kategorier av personopplysninger, er det rettslige grunnlaget for behandlingen personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 b).
Opplysninger om søkere som blir ansatt vil bli oppbevart i personalmappen til den ansatte. Opplysninger om søkere som ikke blir ansatt vil bli slettet så snart rekrutteringsprosessen er fullført, med mindre vi får samtykke fra søker til videre oppbevaring ved et eventuelt fremtidig behov for arbeidskraft, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a).

2.7 Ansatte
Tertnes IL behandler personopplysninger om ansatte for å administrere arbeidsforholdet, utbetale lønn og overholde forpliktelser som følger av arbeidsavtalen og gjeldende lovgivning. I den forbindelse behandler vi opplysninger om den ansattes navn, kontaktinformasjon, fødselsnummer, pårørende, arbeidstimer, ferie, permisjoner, ansattfordeler, lønn, pensjon, skatt og bankinformasjon.
Tertnes IL vil bare behandle særlige kategorier av personopplysninger (sensitive personopplysninger), slik som for eksempel helseopplysninger for å følge opp ansattes sykefravær eller tilrettelegge for ansatte med nedsatt funksjonsevne, hvis det er nødvendig for å utøve eller overholde Tertnes IL sine eller ansattes rettigheter og forpliktelser etter arbeidsmiljøloven og annen relevant lovgivning. Vi behandler også opplysninger om fagforeningstilhørighet for å administrere fagforeningstrekk for ansatte som er organisert.
Når Tertnes IL ber om personopplysninger for å oppfylle arbeidsavtalen eller lovpålagte forpliktelser, er det obligatorisk å gi slike opplysninger. Hvis ikke vil vi ikke kunne oppfylle arbeidsavtalen eller forpliktelsene vi er pålagt. Personopplysningene Tertnes IL behandler om ansatte er oppgitt av den ansatte selv og/eller innhentet fra offentlige myndigheter dersom Tertnes er pålagt å gjøre dette, for eksempel som følge av skattelovgivningen.
Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å oppfylle arbeidsavtalen som er inngått med den ansatte, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), og oppfylle rettslige forpliktelser som påhviler arbeidsgiver, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c). Behandling av særlige kategorier av personopplysninger for å oppfylle arbeidsrettslige forpliktelser som påhviler arbeidsgiver gjennom lov eller tariffavtale, har rettslig grunnlag i artikkel 9 nr. 2 bokstav b).

2.8 Styremedlemmer

Tertnes IL behandler begrensede personopplysninger om styremedlemmer, som navn, adresse, tlf nummer og mail. Opplysningene er nødvendig for å administrere Tertnes IL sin virksomhet, herunder registrere medlemmer, sende ut elektronisk innkalling til møter. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å oppfylle en avtale, her en styremedlemsavtale jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b).

For styremedlemmer registrerer styrets leder eller stedfortreder de overnevnte personopplysningene, samt personnummer i Brønnøysund. Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å oppfylle en avtale, her en styremedlemsavtale jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b).

2.9 Andre engasjerte/frivillige
Tertnes IL behandler begrensede personopplysninger om andre engasjerte og frivillige, som navn, adresse, tlf nummer og mail. Opplysningene er nødvendig for å administrere Tertnes sin virksomhet, herunder registrere medlemmer, sende ut elektronisk innkalling til møter.

Det rettslige grunnlaget for behandlingen er å oppfylle en avtale, her en frivillighetsavtale jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b).

UTLEVERING AV PERSONOPPLYSNINGER
Tertnes IL vil ikke utlevere personopplysninger til andre tredjeparter med mindre det finnes et rettslig grunnlag for slik utlevering. Utlevering kan skje som følge av lovpålagte forpliktelser som idrettslaget er underlagt, som for eksempel utlevering til skattemyndigheter.
Tertnes IL benytter også flere databehandlere (leverandører av IT-systemer og tjenester) for å behandle personopplysninger på våre vegne og etter de formål vi har bestemt skal gjelde. Alle databehandlere har inngått strenge databehandleravtaler som sikrer ivaretakelse av informasjonssikkerheten og at behandlingen utføres i samsvar med vår instruks, jf. personvernforordningen artikkel 28.
Tertnes IL sine databehandlere kan benytte seg av underleverandører som behandler personopplysningene både innenfor og utenfor EU/EØS-området. Personopplysninger vil ikke under noen omstendighet bli overført til tredjeland (land utenfor EU/EØS-området) uten at det er etablert tilfredsstillende garantier som sikrer at personvernet ivaretas. Slik overføring skal alltid skje basert på gyldige overføringsmekanismer, som EUs standardavtaler eller i henhold til Privacy Shield-avtalen (USA). Du kan få innsyn i overføringsgrunnlaget ved å kontakte styreleder på e-post.
Unntaket her er klubbens sponsorer, hvor NIFs medlemsavtale gir sponsorer tilgang til medlemmers kontaktinfo. Tertenes IL Allianse vil ikke gjennomføre slike sponsoraktiviteter uten varsling/mulighet for reservasjon fra medlemmet. For deling av informasjon innenfor idrettens medlemssystemer, se ovenfor.
Vi benytter følgende databehandlere:
FIKS
KlubbAdmin
Mysoft medlemsregistrering
Weborg- medlemsregistrering, hjemmeside og påmelding til arrangementer
Spond

LAGRINGSTID

Personopplysninger vil ikke bli lagret lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen eller de lovpålagte forpliktelsene vi er underlagt, for eksempel er vi pliktig å oppbevare kjøpshistorikk og regnskapsopplysninger i inntil 5 år.
Her finner du informasjon om lagringstiden for ulike behandlingsformål:
Medlemsregistrering – Informasjonen slettes 18 måneder etter utmelding
Cuper og arrangementer- Informasjonen slettes 12 måneder etter cupen
Utleie – Informasjonen slettes 12 måneder etter leie.
Stillingssøknader - Slettes når rekrutteringen er fullført
Politiattest - Registreres når sett. Dokumentet lagres ikke av idrettslaget
Personvernopplysninger tilsendt på mail – Slettes når behandlingen er utført
Videre kan vi slette personopplysninger om deg dersom du ber oss om det, med mindre det foreligger tungtveiende grunner eller vi er underlagt lovpålagt plikt til å oppbevare opplysningene videre. Du kan lese mer om dette under pkt. 5 om dine rettigheter.

DINE RETTIGHETER

Du har flere rettigheter knyttet til vår behandling av personopplysninger om deg. Nedenfor kan du lese mer om hvilke rettigheter du har og hvordan du går frem for å gjøre bruk av rettighetene dine overfor Tertnes IL.
Dersom du ønsker å utøve dine rettigheter, eller har spørsmål til denne personvernerklæringen, kan du kontakte respektive styreleder i det idrettslaget i Alliansen som du er tilknyttet. Vi vil svare på henvendelsen din uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager. Om nødvendig kan vi be deg om å fremlegge legitimasjon eller annen informasjon som gjør at vi kan bekrefte identiteten din før vi kan oppfylle rettighetene dine.
Innsyn: Du har rett til å få innsyn i hvilke personopplysninger vi behandler om deg, og rett til å be om å få utlevert kopi av opplysningene dine. Du kan selv logge deg inn på din bruker i medlemsnett og se hvilke opplysninger som er lagret om deg. Når vi registrerer deg i medlemsnett vil du få tilsendt en mail med innloggingsdetaljer. Dersom du senere mangler innloggingsdetaljene kan it-ansvarlig (oyvind@tertnes.no) sende de på nytt.
Retting: Dersom du mener at opplysninger som er registrert om deg er uriktige, ufullstendige eller feilaktige, kan du be oss om å rette opplysningene dine
Sletting: Du har i noen tilfeller rett til å få slettet opplysninger om deg før våre alminnelige slettefrister inntrer, jf. pkt. 6. Retten til sletting kan imidlertid begrenses dersom vi for eksempel er underlagt lovpålagt plikt til å oppbevare opplysningene, eller det foreligger andre tungtveiende grunner
Begrensning: I noen tilfeller kan du be om at vi begrenser behandlingen av opplysningene dine. Retten kan for eksempel kreves dersom du mener at opplysningene er uriktige eller at det ikke foreligger lovlig grunn til å behandle opplysningene. Ved begjæring om begrenset behandling il vi umiddelbart stanse behandlingen (unntatt lagring) inntil vi har undersøkt innsigelsene.
Protestere: Du har rett til å protestere mot vår behandling av opplysninger om deg som er basert på en interesseavveining, og du har rett til å protestere mot behandling av dine opplysninger til direkte markedsføring. Dette innebærer at vi ikke lenger kan behandle opplysningene.
Dataportabilitet: Du har rett til å be om å få overført personopplysningene dine til en annen behandlingsansvarlig eller til deg selv, dersom behandlingen er basert på samtykke eller en avtale med deg. Opplysningene vil bli utlevert i et strukturert, alminnelig anvendelig og maskinlesbart format
Tilbaketrekking av samtykke: Dersom behandlingen er basert på samtykke, har du rett til å trekke tilbake samtykket ditt når som helst. Vi må da stanse videre behandling og slette opplysningene dine.
Klage til Datatilsynet: Dersom du ikke er fornøyd med måten vi behandler personopplysninger eller mener at vi bryter personvernregelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet. Informasjon om hvordan du skal gå frem for å klage finner du på www.datatilsynet.no.

ENDRINGER I PERSONVERNERKLÆRINGEN
Personvernerklæringen vil bli endret etter behov, for eksempel ved endringer i behandling eller regelverk. Siste versjon av erklæringen finnes til enhver tid på vår nettside www.tertnes.no. Vi vil varsle særskilt ved større endringer.